Nowy sposób na audyt z Microsoft Azure

2015-03-16

Rozwiązanie firmy Auditoria z wykorzystaniem funkcjonalności Microsoft Azure było dla nas wyjątkowo wygodne. Przede wszystkim nie wymagało od nas instalacji obcego oprogramowania na serwerach, a gromadzenie informacji odbywało się bezpośrednio do chmury z pominięciem naszych maszyn”.

Sergiusz Roszczyk, Szef Działu IT, Multi Communications.


Auditoria w oparciu o platformę Microsoft Azure dokonała wdrożenia procesu Software Asset Management, w skład którego wchodziło m.in. inwentaryzacja i audyt zasobów IT – oprogramowania i sprzętu w Multi Communications. Na jego podstawie zarekomendowano najlepszy dla spółki wariant licencjonowania i zapewniono dostęp do najnowszej wersji Microsoft Office.

Wyzwanie biznesowe

Multi Communications to jedna z wiodących agencji PR i Event Management w Polsce. W swojej 25 letniej historii spółka zdobyła wiele prestiżowych nagród oraz wyróżnień m.in. w 2014 r. drugie miejsce w rankingu klienckim agencji eventowych Media Marketing Polska (badania zrealizowane przez Millward Brown), w tym samym roku była wymieniona na 4. miejscu rankingu Związku Firm Public Relations pod względem przychodów, w 2008 roku zajęła 1 pozycję w klienckim rankingu PR magazynu Home&Market. „Nasze usługi dostarczają klientom szereg korzyści m.in. wzrost świadomości marki lub jej konkretnej cechy, a to bezpośrednio przekłada się na sprzedaż i na wynik finansowy” - mówi Mariusz Pleban, Prezes Multi Communications.

Dzięki najlepszym praktykom działań opartych na oferowanych usługach firma buduje pozytywny wizerunek swoich klientów. Opracowuje strategie komunikacyjne, zajmuje się relacjami z dziennikarzami, interesariuszami, organizuje wydarzenia, zarządza komunikacją klienta poprzez Social Media. „W dzisiejszych czasach nie można prowadzić nowoczesnego biznesu bez wsparcia usług PR. Pamiętajmy, że to od ludzi zależy klęska lub sukces każdego przedsięwzięcia, a działania z zakresu PR wprowadzają dialog z osobami, na których nie mamy bezpośredniego wpływu. Mówiąc krótko, nasze usługi zbliżają klientów do wyznaczonych celów biznesowych” – mówi Mariusz Pleban. W 2013 roku Multi Communications zmieniła osobowość prawną przekształcając się w spółkę komandytową. Efektem połączenia agencji PR oraz eventowej miało być poszerzenie portfolio oferowanych usług oraz zapewnienie obsługi zintegrowanej komunikacji marketingowej swoim klientom. „Mieliśmy problem z ustaleniem zasad licencjonowania posiadanego oprogramowania. Nowo powstała spółka łączyła ze sobą dwa podmioty i chcieliśmy mieć pewność, że sposób licencjonowania jest nadal prawidłowy. Dodatkowo chcieliśmy podnieść odpowiedzialność wobec naszych klientów i pokazać im, że przestrzegamy praw autorskich, a nasze realizacje i usługi dostarczane są na najwyższym poziomie” – mówi Sergiusz Roszczyk, Szef Działu IT. Powstanie nowej spółki było też dobrą okazją do przeprowadzenia standaryzacji używanego oprogramowania. Multi Communications chciało przejść na nową wersję Microsoft Office I zoptymalizować posiadane serwery Windows Small Business. „Zdawaliśmy sobie sprawę, że nie ma sensu kupować nowego rozwiązania posiadając pełne licencje na używane rozwiązanie. Dlatego potrzebowaliśmy wykonać audyt, aby wszystko sprawdzić i dowiedzieć się jakie mamy możliwości aktualizacji oprogramowania” – dodaje Sergiusz Roszczyk. - „Docelowo chcieliśmy mieć Microsoft Office 2013, gdyż nasi klienci bardzo często korzystają z najnowszych wersji, a do tego mogliśmy w ten sposób zapewnić pracownikom dostęp do poczty elektronicznej online i jak najmniej inwestować w serwery”.


Rozwiązanie

Multi Communications zgłosiło do Microsoft swoje potrzeby z prośbą o pomoc. Do realizacji takiego projektu zarekomendowana została spółka Auditoria, mająca szerokie doświadczenie w pracy ze spółkami komandytowymi. „Ze względu na odległość jaka dzieliła nasze firmy zaproponowaliśmy inwentaryzację oraz audyt zasobów oprogramowania, a także wdrożenie procesur zarządzania oprogramowaniem. Wszystkie prace odbywałyby się za pomocą narzędzi w modelu cloud. Inwentaryzacja oprogramowania polegała na zainstalowaniu konsoli głównej urządzenia skanującego na serwerze Microsoft Azure i na końcówkach agentów wysyłających informacje bezpośrednio do konsoli” - mówi Marcin Wojna, Auditoria. Proces wdrożenia aplikacji oraz zbierania danych zajął kilka godzin – wystarczyło, aby urządzenie połączyło się z internetem. „Nasz agent automatycznie instalował się na urządzeniu i zbierał potrzebne dane, które prezentowane były na serwerze. Zbieranie danych odbywało się w tle, więc nie stanowiło żadnego problemu dla użytkowników. Co ważne, dostęp do wyników audytu przez cały czas posiadały obie strony: my oraz klient” – mówi Marcin Wojna. W ramach audytu pracownicy Multi Communications przygotowali również dokumentację fotograficzną posiadanych licencji z przypisaniem do odpowiednich urządzeń. „Podeszliśmy do audytu w sposób profesjonalny. Chcieliśmy mieć jasność w naszych systemach i posiadanych licencjach. Dlatego wykonaliśmy zdjęcia każdego z posiadanych pudełek MS Office oraz Windows i opisaliśmy komputer, na którym oprogramowanie zostało zainstalowane” – zaznacza Bartłomiej Ziółkowski, specjalista ds. IT. Na podstawie zebranych danych oraz przekazanej dokumentacji Auditoria przygotowała raport opisujący stan posiadanych licencji oraz zaproponowała metody osiągnięcia struktury docelowej. Pierwszym sposobem było zachowanie dotychczasowego sposobu opłat i przedłużenie licencjonowania o kolejne 3 lata. Multi Communications miałaby zakupić licencję Windows Server 2012 i licencje dostępowe dla każdego z użytkowników oraz dodatkowo licencję Microsot Exchange, a także zapewnić obsługę techniczną obu rozwiązań On-Premise. Drugim sposobem było przeniesienie części usług do chmury, tym samym oddając ich administrację specjalistom Microsoft. „Pomysły zastosowane w Microsoft Office 365 bardzo nam się spodobały, dają nam przewagę konkurencyjną. Największą korzyścią jest dla nas skuteczniejsza współpraca między pracownikami dzięki współdzielonym kalendarzom, udostępnianiu dokumentów i wideokonferencjom on-line. Mówiąc krótko, subskrypcja Microsoft Office 365, była tym czego potrzebowaliśmy” – konkluduje Sergiusz Roszczyk.


Korzyści

Zastosowanie usług chmurowych firmy Microsoft w spółce Multi Communications znacząco poprawiło współpracę pomiędzy pracownikami firmy i umożliwiło bezpieczny dostęp do danych firmy z ulubionych urządzeń. „Obecnie wszyscy pracownicy korzystają z Microsoft Office 365. Przenosząc pocztę do chmury zapewniliśmy stały dostęp do informacji osobom przebywającym poza biurem. W Microsoft Azure mamy też instancję serwera zapasowego, tak na wszelki wypadek. Wewnątrz organizacji został jedynie kontroler domeny” – mówi Bartłomiej Ziółkowski. Z korzyści dokonanego wdrożenia Multi Communications wymienia: standaryzację oprogramowania, optymalizację licencjonowania, dostęp do najnowszej wersji Microsoft Office, obniżenie kosztów, zwiększenie mobilności pracowników oraz podniesienie poziomu bezpieczeństwa związanego z duplikacją usług. „Koszty licencji obniżyliśmy o 20%. Skróciliśmy też czas zarządzania serwerami do 60%. Przy poprzednim rozwiązaniu prace administracyjne zajmowały nam 4 godziny każdego dnia, a teraz wystarczy kilka godzin tygodniowo. Wielki atutem tego wdrożenia było też rozwiązanie firmy Auditoria. Przede wszystkim było wygodne, nie wymagało od nas instalacji obcego oprogramowania na serwerach, a gromadzenie informacji odbywało się bezpośrednio do chmury z pominięciem naszych maszyn” – mówi Mariusz Pleban. Wykorzystanie platform Microsoft Azure w procesie audytu to również korzyści i nowe możliwości dla spółki Auditoria. „Funkcjonalności Microsoft Azure pozwalają nam oferować dotychczasowe usługi w zupełnie nowym kształcie. Dla nas oznacza to możliwość zrealizowania większej liczby projektów w krótkim czasie, poprawienia komunikacji wewnątrz firmy, oraz łatwy dostęp do danych bez względu na lokalizację” – mówi Marcin Wojna.
źródło: microsoft.com