Zachowaj kontrolę nad danymi Twojej firmy

2016-08-08

We współczesnym świecie o przewadze konkurencyjnej firmy świadczą nie tylko jej produkty, pracownicy i model biznesowy, ale w coraz większym stopniu posiadane przez nią informacje. Chociaż dużo słyszy się o kradzieży danych należących do wielkich korporacji, rośnie również liczba ataków na małe firmy, ponieważ ich sieciowe i chmurowe systemy bezpieczeństwa częściej bywają nieszczelne. Niezależnie od tego, czy są to dane dotyczące klientów, konkurencji, technik produkcji, innowacji czy finansów – właściciele i pracownicy powinni szczególnie dbać o to, aby nie dostały się one w niepowołane ręce.

Technologia Microsoft wychodzi naprzeciw tym potrzebom. Teraz utrzymanie pełnej kontroli nad tym gdzie i w jaki sposób przechowywane są dane, kto ma do nich dostęp i w jakim zakresie jest o wiele łatwiejsze. Zajmuje też znacznie mniej czasu – nawet kilka minut.

Poniżej kilka wskazówek na dobry początek:

Organizuj dla pracowników szkolenia na temat zagrożeń e-mail'ami służącymi wyłudzeniu informacji, niezależnie czy przychodzą na konto prywatne czy służbowe. Dostosuj zabezpieczenia konta Outlook.com, aby zapewnić skuteczną ochronę przed atakami hakerów. Weryfikacja dwuetapowa dodatkowo ochroni Twoje konto, utrudniając hakerom zalogowanie się, nawet jeżeli dowiedzieli się, jakie masz hasło. Możesz też korzystać z programu Microsoft Outlook, wyposażonego we wbudowane mechanizmy zapobiegania wyłudzaniu informacji, które przede wszystkim nie dopuszczają fałszywych wiadomości do Twojej poczty.

Wybieranie słabych haseł dostępu: sami jesteśmy sobie winni, wybierając daty urodzenia, imiona i inne osobiste informacje jako hasła. Rozważ wykorzystanie programów, które losowo generują silne hasła. Możesz też wprowadzić wymóg regularnej zmiany haseł przez pracowników.

Aktualizuj oprogramowanie antywirusowe. Masz wrażenie, że regularna aktualizacja zabezpieczeń to zbyt wiele zachodu? To najskuteczniejsza metoda ochrony przed nieustannie zmieniającymi się cyberzagrożeniami. Dzięki rozwiązaniom Microsoft nie musisz już stale koncentrować się na wyłapywaniu potencjalnych zagrożeń. Na przykład: w systemie Windows 8.1 Pro program Windows Defender informuje użytkownika o wykrytym wirusie i niezbędnych dalszych krokach. Dodatkowo usługa Office 365 posiada wbudowane i regularnie aktualizowane mechanizmy ochrony antywirusowej i przeciwspamowej, które zabezpieczają Twoją skrzynkę e-mail.

Chroń swoje urządzenie. Miej kontrolę nad tym, z jakich urządzeń korzystają Twoi pracownicy. Czy zabezpieczają je hasłem? Czy poufne informacje są usuwane z urządzeń prywatnych? Zarządzaj urządzeniami w taki sposób, by zapewnić maksymalne bezpieczeństwo. Microsoft oferuje wbudowane rozwiązania zabezpieczające firmowe dane zarówno na poziomie serwera, jak i komputerów oraz urządzeń mobilnych. Na przykład dzięki aplikacji Mobile Device Management dla usługi Office 365 i z platformą Microsoft Intune możesz zdalnie zablokować dostęp, usunąć dane i zresetować pin w przypadku kradzieży lub zgubienia urządzenia. W przypadku utraty urządzenia (np. kradzieży smartfona) możesz zdalnie usunąć przechowywane na nim dane oraz zablokować dostępy.

Nadawanie i odbieranie dostępu do plików. Chcesz, żeby dostęp do dokumentów finansowych miały tylko wybrane osoby? Obawiasz się o to, czy odchodzący pracownik nie wykorzysta wrażliwych danych w niepożądany sposób? Z Office 365 możesz mieć pewność, że dokumenty zawsze pozostają w odpowiednich rękach. Zapisujac je na OneDrive wystarczy tylko kilka kliknięć aby zastrzec, że tylko wybrane osoby mogą go zobaczyć, a jeszcze inne edytować. Równie łatwo możesz taki dostęp odebrać. Z kolei gdy potrzebujesz przesłać plik mailem – wystarczy, że zabezpieczysz go hasłem. Dzięki temu nikt, kto go nie zna, nie będzie mógł zapoznać się z jego treścią.

Korzystaj z prostych i praktycznych funkcji. Czy chcesz zabezpieczyć się przed możliwością wydrukowania lub zapisania na pendrive aktualnych rabatów wynegocjowanych u dostawcy? Kiedyś było to bardzo skomplikowane, a oprogramowanie drogie.

Obecnie jest to jedna z podstawowych funkcji Office 365. Podobnie proste jest zarządzanie poufnymi wiadomościami email przesyłanymi zarówno do pracowników, jak i poza firmę. Poczta Exchange w ramach usługi Office 365 posiada wiele wbudowanych funkcji, które mogą m.in. uniemożliwić przesłanie wiadomości do kolejnych adresatów, otwarcie jej w widoku podglądu lub wydrukowanie jej treści. Możesz nawet zdecydować, po ilu dniach wiadomość ma zostać usunięta ze skrzynki odbiorców. Prawda, że przydatne?

 

Źródło: https://office365wbiznesie.pl/